Datenschutzhinweise für Bewerber:innen

Mit diesen Datenschutzhinweisen möchten wir Sie über die Verarbeitung (z.B. Erhebung, Speicherung, Verwendung, Übermittlung, vgl. Art. 4 Nr. 2 DSGVO) Ihrer personenbezogenen Daten informieren, wenn Sie sich auf eine Stelle bei der MF Mineralöl-Logistik GmbH, der MF Seefeld GmbH & Co. KG, der MF Merseburg GmbH & Co. KG oder der MF Gelsenkirchen GmbH & Co. KG (nachfolgend „MF-Gruppe“) bewerben.

In diesem Fall werden die in Ihrer Bewerbung enthaltenen und damit verbundenen personenbezogenen Daten erfasst und verarbeitet, um Ihre Bewerbung für eine mögliche Beschäftigung bei den o.g. Gesellschaften zu bewerten. Diese Datenschutzhinweise gelten auch für personenbezogene Daten, die wir aus öffentlich zugänglichen Quellen (z.B. LinkedIn) erhalten haben, oder für personenbezogene Daten, die Sie uns über andere Kanäle im Hinblick auf eine mögliche Beschäftigung zur Verfügung gestellt haben.

Sofern Sie sich über unsere Website bei uns bewerben, verweisen wir bei der Nutzung unserer Website zu reinen Informationszwecken und im Hinblick auf den Einsatz von Analyse- und Marketingtools, Cookies und vergleichbaren Technologien auf die Datenschutzerklärung → der Website, die Sie umfassend informiert.

1. Verantwortlicher

a) Bei einer Bewerbung auf eine Stelle direkt bei der MF Mineralöl-Logistik GmbH

Soweit Sie sich auf eine Stelle bei der MF Mineralöl-Logistik GmbH (im Folgenden: „MF Mineralöl“) bewerben, ist Verantwortlicher die

MF Mineralöl-Logistik GmbH
Gewerbeparkstraße 3
16356 Werneuchen OT Seefeld
Tel.-Nr.: + 49 (0) 33398 / 124 - 0
Fax: + 49 (0) 33398 / 124 - 117
E-Mail: mf-datenschutz@ebtrans.com

b) Bei einer Bewerbung auf eine Stelle bei einer der anderen Gesellschaften der MF-Gruppe

Sofern Sie sich über die MF Mineralöl-Logistik GmbH, der MF Seefeld GmbH & Co. KG, der MF Merseburg GmbH & Co. KG oder der MF Gelsenkirchen GmbH & Co. KG (nachfolgend „MF-Gruppe“) bewerben, geben wir als MF Mineralöl-Logistik GmbH Ihre Bewerbung nach kurzer Prüfung auf Vollständigkeit unverzüglich an die jeweilige Gesellschaft der MF-Gruppe weiter, bei der Sie sich beworben haben bzw. die die Stelle ausgeschrieben hat. Die jeweilige der im Folgenden genannten Gesellschaften der MF-Gruppe verarbeitet dann Ihre Daten ausschließlich, soweit dies für den Zweck der Durchführung Ihrer konkreten Bewerbung erforderlich ist, in eigener Verantwortung.

MF Seefeld GmbH & Co. KG
Gewerbeparkstraße 3
16356 Werneuchen

MF Merseburg GmbH & Co. KG
An den Rohrackern 8
06217 Merseburg

MF Gelsenkirchen GmbH & Co. KG
Gewerbeparkstr. 3
16356 Werneuchen

2. Datenschutzbeauftragter

Bei Fragen zum Datenschutz können Sie sich auch an unseren Datenschutzbeauftragten unter mf-datenschutz@ebtrans.de oder unter den oben genannten Postanschriften „zu Händen des Datenschutzbeauftragten“ wenden. Wir möchten Sie darauf hinweisen, dass nicht ausschließlich der Datenschutzbeauftragte durch die Kontaktaufnahme mit diesen Adressen die Anfrage zur Kenntnis nimmt. Wenn Sie privilegierte Informationen nur mit dem Datenschutzbeauftragten austauschen möchten, bitten Sie um eine direkte Kommunikation über die oben genannten Adressen.

3. Zwecke und Daten, die wir verarbeiten

Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt zu den Zwecken des Bewerbermanagements und der Durchführung des Bewerbungsverfahrens sowie der Durchführung von Personalbeschaffungsmaßnahmen der o.g. Verantwortlichen, zu denen die Vorbereitung und Durchführung von Vorstellungsgesprächen und Tests mit Bewerbern, die Auswertung und Beurteilung der Ergebnisse sowie die sonstigen für die Personalbeschaffungs- und Einstellungsprozesse erforderlichen Maßnahmen gehören.

Abhängig von den veröffentlichten oder uns übermittelten Daten verarbeiten wir zu den genannten Zwecken in der Regel personenbezogene Daten wie Ihren Vor- und Nachnamen, Anrede, ggf. Titel, Geburtsdatum, Anschrift, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Staatsbürgerschaft, Qualifikationen, Auszeichnungen, Sprachfähigkeiten, Gehaltsvorstellung, von der jeweiligen Ausschreibung abhängige Zusatzfragen (z.B. Fahrerkarte, Führungszeugnis, Führerschein, ADR-Bescheinigung, Berufskraftfahrerqualifikationen), Erfahrungen und Ausbildungen, ggf. Hobbys, ggf. Ihr Bild oder weitere personenbezogene Daten, die in den zur Verfügung gestellten Dokumenten (z.B. Lebenslauf, Motivationsschreiben)/Informationen und/oder sozialen Plattformen wie LinkedIn/Xing sowie in Gesprächsnotizen genannt werden.

In Einzelfällen können auch sog. besondere Kategorien personenbezogener Daten gemäß Art. 9 Abs.1 DSGVO (z.B. Gesundheitsdaten, politischen Meinungen, Religion oder andere Überzeugungen, Mitgliedschaft in einer Gewerkschaft) erhoben werden, wenn Sie uns diese übermitteln sollten. Wir raten Ihnen jedoch davon ab, uns personenbezogene Daten zur Verfügung zu stellen, die als besondere Kategorien personenbezogener Daten angesehen werden können. Generell benötigen wir kein Foto und raten Ihnen davon ab, Ihrem Lebenslauf ein Foto hinzuzufügen.

4. Quelle der Daten

Grundsätzlich erheben und verarbeiten wir für die Bearbeitung Ihrer Bewerbung nur die von Ihnen uns zur Verfügung gestellten o.g. Daten.

Wir beziehen Daten über Sie ggf. auch aus anderen Quellen, z.B. Webseiten und anderen öffentlich zugänglichen Quellen im Internet sowie beruflichen Netzwerken. Darunter fallen z.B. Daten, die Sie im Rahmen eines Online-Profils (etwa bei LinkedIn) öffentlich gemacht haben.

5. Rechtsgrundlagen

Die Rechtsgrundlage für diese Verarbeitung personenbezogener Daten ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, Art. 88 DSGVO, § 26 Abs. 1 S. 1 BDSG, wenn die Verarbeitung für die Entscheidung über den Abschluss eines Beschäftigungsverhältnisses erforderlich ist. Weiterhin können wir Daten von Ihnen verarbeiten, sofern dies zur Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen erforderlich ist (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO). Rechtsgrundlage sind unsere berechtigten Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) an der Durchführung des Bewerbungsverfahrens, der Anwerbung, Bewertung und Auswahl von Bewerbern für eine Beschäftigung und der Erstellung eines Kurzprofils, wenn wir die Daten aus öffentlich zugänglichen Quellen (z.B. Google, LinkedIn, Xing) für eine mögliche Beschäftigung erhalten, oder wenn die Daten nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens ggf. zur Rechtsverfolgung erforderlich sind. Die Verarbeitung sog. besonderer Kategorien personenbezogener Daten wie z.B. Daten zu Ihrer Gesundheit (z.B. Schwerbehinderungsstatus), erfolgt aufgrund von Art. 6 Abs. 1 lit. b i.V.m. Art. 9 Abs. 2 lit. b DSGVO, Art. 88 DSGVO, § 26 Abs. 3 S. 1 BDSG. Sofern eine Einwilligung eingeholt wird (z.B. Bewerberpool), sind die Rechtsgrundlagen Art. 6 Abs. 1 lit. a bzw. Art. 6 Abs. 1 lit a i.V.m. Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO.

Beim Besuch der Bewerbermanagement-Plattform werden notwendige Cookies (z.B. PHPSESSID) gesetzt, um die Sitzung beizubehalten, eingegebene Informationen oder die Sprache zwischenzuspeichern sowie zur schnellen, einfachen und sicheren Auslieferung von Inhalten. Rechtsgrundlage für diese Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, sofern der Seitenaufruf im Zuge der Anbahnung oder der Durchführung eines Vertrags geschieht, und im Übrigen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO aufgrund der berechtigten Interessen an der Ermöglichung des Websiteaufrufes sowie der dauerhaften Funktionsfähigkeit und Sicherheit der Systeme. Soweit beim Aufruf der Bewerbermanagement-Plattform Informationen auf Ihrem Endgerät ausgelesen oder gespeichert werden, so ist dies unbedingt erforderlich, um das Bewerberportal bereitzustellen, und erfolgt auf Grundlage der Umsetzungsgesetze der ePrivacy-Richtlinie der EU-Mitgliedsstaaten, in Deutschland nach § 25 Abs. 2 TDDDG.

6. Empfänger Ihrer personenbezogenen Daten

Ihre personenbezogenen Daten werden primär von unseren eigenen Beschäftigten zu den oben genannten Zwecken verarbeitet, mit denen Sie kommunizieren und nicht an Dritte weitergegeben.

Eine Weitergabe der von uns erhobenen Daten erfolgt grundsätzlich nur, wenn hierfür im konkreten Fall eine datenschutzrechtliche Rechtsgrundlage vorliegt, insbesondere wenn:

• Sie nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO Ihre ausdrückliche Einwilligung dazu erteilt haben,
• die Weitergabe nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO zur Wahrung unserer Interessen oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist und kein Grund zur Annahme besteht, dass Sie ein überwiegendes schutzwürdiges Interesse am Unterbleiben der Weitergabe Ihrer Daten haben,
• wir nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DSGVO zur Weitergabe rechtlich verpflichtet sind, insbesondere wenn dies aufgrund von verbindlichen Vorgaben (z.B. im Rahmen der Steuerprüfung durch die Finanzbehörden oder im Rahmen der Geldwäscheprävention), behördlichen Anfragen, Gerichtsbeschlüssen und Rechtsverfahren für die Rechtsverfolgung oder -durchsetzung erforderlich ist,
• dies gesetzlich zulässig und nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO für die Abwicklung von Vertragsverhältnissen mit Ihnen oder für die Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich ist, die auf Ihre Anfrage hin erfolgen.

Ihre personenbezogenen Daten und zur Verfügung gestellten Unterlagen werden von der MF Mineralöl-Logistik GmbH in einer internen Bewerberdatenbank für den Bewerbungsprozess gespeichert. Auf diese Datenbank haben nur diejenigen Beschäftigten der MF Mineralöl-Logistik GmbH Zugriff, die notwendigerweise in das Bewerbungsverfahren eingebunden sind. Die Bewerbungsunterlagen werden grundsätzlich in der Personalabteilung gesichtet und ausgewertet und an den möglichen späteren Vorgesetzten weitergeleitet. Bei leitenden Positionen wird auch die Geschäftsführung mit einbezogen und Ihre Bewerbungsunterlagen an diese weitergeleitet.

In bestimmten Fällen müssen wir einen Teil Ihrer Daten, die wir im Rahmen des Bewerbungsverfahrens verarbeiten, an Empfänger außerhalb unseres Unternehmens weitergeben. Wir übermitteln die Daten insbesondere an folgende Empfänger oder Gruppen von Empfängern:

• Onlyfy Bewerbungsmanager Pro (ehemals Prescreen), Teil des Dienstes Xing der New Work SE, Am Strandkai 1, 20457 Hamburg (nachfolgend "Onlyfy"): E-Recruiting- und Bewerbermanagementsystem, auf dem wir Stellenanzeigen schalten, Bewerbungen empfangen und verwalten können (inkl. Bewerberpool). Im Rahmen der gemeinsamen Verantwortlichkeit werden folgende Unterauftragnehmer eingesetzt:
  o New Work Austria XING kununu onlyfy GmbH, Schottenring 2-6, 1010 Wien, Österreich
  o Adobe Systems Software Ireland Ltd, 4-6 Riverwalk, Citywest Business Campus, Saggart, Dublin 24, Irland
  o Amazon Web Services EMEA SARL, 38 avenue John F. Kennedy, L-1855, Luxemburg
  o TalentBait GmbH, Hermannstraße 13, c/o WeWork, 20095 Hamburg, Deutschland
  o Microsoft Ireland Operations Limited, One Microsoft Place, South County Industrial Park, Dublin 18, Irland
  o Text Control GmbH, Überseetor 18, 28217 Bremen, Deutschland.
• Microsoft Ireland Operations Limited, One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, Irland: Allgemeine Büro- und Kommunikations- und E-Mail-Software

Dienstleister, die in unserem Auftrag tätig werden, verarbeiten teilweise Daten für uns. Sofern dies der Fall ist, schließen wir mit diesen einen sog. Auftragsverarbeitungsvertrag ab, durch den wir Dienstleister verpflichten, die Verarbeitung der Daten sorgfältig und nach unseren Weisungen vorzunehmen. Hierdurch verarbeiten die Dienstleister die Daten nach unseren Vorgaben und in unserem Auftrag, weswegen sie als Auftragsverarbeiter bezeichnet werden.

Mit der New Work SE haben wir hinsichtlich der Verarbeitungstätigkeiten, die in gemeinsamer Verantwortlichkeit erfolgen, zusätzlich eine Vereinbarung über die gemeinsame Verantwortlichkeit nach Art. 26 DSGVO geschlossen, in der geregelt wird, wer für die Erfüllung welcher DSGVO-Verpflichtungen im Zusammenhang mit den Verarbeitungstätigkeiten in gemeinsamer Verantwortung zuständig ist. Dieser ist hier abrufbar: https://www.xing.com/terms/onlyfy-one

Darüber hinaus kann eine Weitergabe in Zusammenhang mit behördlichen Anfragen, Gerichtsbeschlüssen und Rechtsverfahren erfolgen, wenn es für die Rechtsverfolgung oder -durchsetzung bzw. die Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich ist. Im Rahmen der Bearbeitung von Betroffenenanfragen kann auch eine Übermittlung an unseren externen Datenschutzbeauftragten erfolgen.

Sofern Sie sich auf eine Stelle bewerben, die nicht bei der MF Mineralöl-Logistik GmbH, sondern einem der weiteren o.g. Verantwortlichen ausgeschrieben ist, müssen Ihre Daten im Rahmen von zentralisierten Verwaltungs- und Recruiting-Prozessen von der MF Mineralöl-Logistik GmbH auch an diese anderen Gesellschaften unserer Unternehmensgruppe weitergegeben werden. Dabei beachten wir die datenschutzrechtlichen Vorschriften.

7. Übermittlung in Drittländer und geeignete Garantien

Die Empfänger Ihrer personenbezogenen Daten können teilweise in sogenannten Drittländern sitzen, also Ländern, deren Datenschutzniveau nicht dem der Europäischen Union entspricht. Sofern ein Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission (Art. 45 DSGVO) für diese Länder vorliegt, stützen wir die Datenübermittlung auf diesen. Im Fall der USA gilt dies nur, soweit sich der US-Empfänger für das EU-US Data Privacy Framework zertifiziert hat. Die Microsoft Corporation, Amazon und Adobe haben sich zertifiziert.

Soweit für das entsprechende Land kein Angemessenheitsbeschluss (Art. 45 DSGVO) erlassen wurde, haben wir entsprechende Vorkehrungen getroffen, um ein angemessenes Datenschutzniveau für etwaige Datenübertragungen zu gewährleisten. Hierzu zählen u.a. die Standardvertragsklauseln der Europäischen Union oder verbindliche interne Datenschutzvorschriften (Art. 46 DSGVO). Wo dies nicht möglich ist, stützen wir die Datenübermittlung auf Ausnahmen des Art. 49 DSGVO, insbesondere Ihre Einwilligung oder die Erforderlichkeit der Übermittlung zur Vertragserfüllung. Sofern eine Drittlandsübermittlung vorgesehen ist und kein Angemessenheitsbeschluss oder geeignete Garantien vorliegen, ist es möglich und besteht das Risiko, dass Behörden im jeweiligen Drittland (z.B. Geheimdienste) Zugriff auf die übermittelten Daten erlangen können, um diese zu erfassen und zu analysieren, und dass eine Durchsetzbarkeit Ihrer Betroffenenrechte nicht gewährleistet werden kann. Im Falle der Einholung Ihrer ausdrücklichen Einwilligung werden Sie hierüber ebenfalls informiert.

8. Speicherdauer

Wir speichern Ihre Daten, solange dies für die Entscheidung über Ihre Bewerbung erforderlich ist. Sofern kein Beschäftigungsverhältnis mit Ihnen begründet wird, werden die Daten maximal 6 Monate nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens gelöscht, soweit eine längere Speicherung nicht gesetzlich oder im konkreten Fall zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen für die Dauer eines Rechtsstreits erforderlich ist.

Kommt es im Anschluss an das Bewerbungsverfahren zu einem Beschäftigungsverhältnis, werden Ihre Daten, soweit erforderlich und zulässig, in die Personalakte überführt. Für das Beschäftigungsverhältnis nicht erforderliche Daten werden vor der Überführung gelöscht oder zurückgegeben. Überführte Bewerberdaten werden gelöscht und vernichtet, wenn Ihr Beschäftigungsverhältnis wieder beendet ist und seit Schluss des Jahres der Beendigung weitere drei Jahre verstrichen sind. Darüber hinaus müssen wir Ihre Daten teilweise noch aus buchhalterischen Gründen speichern. Wir sind dazu wegen gesetzlicher Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten verpflichtet, die sich insbesondere aus dem Handelsgesetzbuch und der Abgabenordnung ergeben können. Die dort vorgegebenen Fristen zur Aufbewahrung von Unterlagen betragen zwei bis zehn Jahre.

Wenn Sie nicht eingestellt werden, Ihre Bewerbung aber für zukünftige Stellen in unserem Unternehmen relevant sein könnte, werden wir Sie im Rahmen der Bewerbungsmanagementplattform oder per E-Mail um Ihre Einwilligung bitten, Ihre Bewerbung für weitere 12 Monate in unserem Bewerberpool zu speichern, um mit Ihnen für zukünftige Stellenangebote in Kontakt treten zu können. Danach werden Ihre Daten automatisch gelöscht oder Sie werden von uns kontaktiert und gefragt, ob wir Ihre Daten noch länger speichern und für Bewerbungszwecke verarbeiten dürfen. Sie können dieses Angebot ablehnen oder im Falle einer erteilten Einwilligung Ihre Einwilligung jederzeit widerrufen, indem Sie sich mit uns in Verbindung setzen (Kontaktdaten siehe oben).

9. Pflicht zur Bereitstellung und mögliche Folgen der Nichtbereitstellung der Daten

Die Bereitstellung der personenbezogenen Daten im Rahmen des Bewerbungsprozesses ist erforderlich, um die Bewerbung zu prüfen und eine Entscheidung über die Einstellung treffen zu können. Sie sind jedoch nicht gesetzlich oder vertraglich verpflichtet, uns Ihre Daten zur Verfügung zu stellen, sondern dies erfolgt freiwillig im Rahmen Ihrer Bewerbung. Sollten Sie jedoch bestimmte Informationen, die für den Bewerbungsprozess notwendig sind, nicht bereitstellen, kann dies dazu führen, dass wir Ihre Bewerbung nicht angemessen und vollständig prüfen oder nicht weiter berücksichtigen können.

10. Ihre Rechte in Bezug auf Datenverarbeitungen

Ihnen stehen jederzeit bei Vorliegen der jeweiligen gesetzlichen Voraussetzungen die in den Art. 7 Abs. 3, Art. 15-21 DSGVO formulierten Betroffenenrechte zu:

• Recht auf Widerruf Ihrer Einwilligung (Art. 7 Abs. 3 DSGVO);
• Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer Daten (Art. 21 DSGVO);
• Recht auf Auskunft über Ihre bei uns verarbeiteten Daten (Art. 15 DSGVO);
• Recht auf Berichtigung Ihrer bei uns unrichtig gespeicherten Daten (Art. 16 DSGVO);
• Recht auf Löschung Ihrer Daten (Art. 17 DSGVO);
• Recht auf Beschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten (Art. 18 DSGVO);
• Recht auf Datenübertragbarkeit Ihrer Daten (Art. 20 DSGVO);
• Recht, nicht einer ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung beruhenden Entscheidung unterworfen zu werden, die rechtliche Wirkung entfaltet oder in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigt, gegebenenfalls einschließlich des Rechts auf Erwirkung des Eingreifens einer Person seitens des Verantwortlichen, auf Darlegung des eigenen Standpunkts und auf Anfechtung der Entscheidung (Art. 22 DSGVO).